L’automazione della Supply Chain è uno degli aspetti chiave su cui puntare per migliorare la competitività e la sostenibilità del business.

L’Enterprise Asset Management (EAM) oltre alla gestione dei processi manutentivi fornisce una serie di funzionalità che lo rendono anche un valido strumento per la gestione del ciclo passivo.

 

Con prodotti come IBM Maximo^® partendo dagli acquisti, al planning, all’uso e gestione dei materiali, èpossibile ottenere reali benefici aziendali uniti al miglioramento della sostenibilità ambientale.

 

L’anagrafica dei fornitori consente di avere un catalogo aggiornato dei fornitori abilitati, garantendo che materiali e servizi vengano acquisiti da vendor che rispettano i parametri stabiliti in termini di qualità, tempi di consegna e sostenibilità; tutte le informazioni utili al pagamento, alla spedizione e al ricevimento dei beni sono catalogate per evitare errori e ritardi, minimizzando così gli sprechi e i disservizi.

 

La produzione di richieste di acquisto e ordini di acquisto può essere automatizzata a partire da contratti sia a prezzo fisso (listini) che variabile (blanket purchase agreement) o per l’acquisto di servizi come pulizie o manutenzioni esterne; grazie alla gestione degli stati del contratto, delle date di scadenza e rinnovo, degli importi massimi e dei termini contrattuali è possibile tracciare gli accordi con i fornitori e rendere il più possibile standard il processo di acquisto, riducendo le anomalie dovute all’iniziativa individuale dei buyer.

La fase di contrattazione è supportata dalla funzionalità di Richiesta di Offerta, per tenere traccia delle offerte e procedere poi alla richiesta di acquisto verso il fornitore selezionato; i documenti di offerta e gli scambi di mail con i fornitori possono essere inseriti come allegati per documentare le varie fasi della trattativa; in questo modo è possibile introdurre criteri non solo economici ma anche ambientali e di sotenibilità nelle gare di acquisto di beni e servizi.

La funzionalità di workflow consente di automatizzare i processi di autorizzazione di spesa, in modo da semplificare il processo di approvvigionamento e garantirne la conformità con le regole aziendali. I workflow possono essere ampiamente customizzati per implementare le specifiche business rules e i vincoli imposti dall’operatività aziendale; si possono indirizzare in modo semplice e affidabile le richieste di acquisto verso le persone delegate all’autorizzazione, sulla base del prezzo e della tipologia della richiesta; è possibile inoltre notificare in tempo reale ai vari ruoli aziendali le richieste di approvazione e comunicare automaticamente ai fornitori via mail gli OdA approvati.

La gestione di magazzino è pienamente integrata con il processo acquisti e consente di gestire tutte le fasi di utilizzo degli articoli (ricezione, prelievo, trasferimento); un aspetto fondamentale è la capacità di tracciare le caratteristiche degli articoli a magazzino (codice beni, stato amministrativo, condizione, categoria di rischio, ecc.) in modo da poter controllare l’utilizzo dei materiali per razionalizzare i consumi e ridurre gli sprechi e l’impatto sull’ambiente. La funzionalità di riordino automatico consente di creare automaticamente Richieste di Acquisto quando la giacenza di un articolo scende sotto una soglia prestabilita, tenendo conto sia della quantità già ordinata e prenotata che dei tempi di consegna del fornitore.

La sicurezza e la riservatezza dei dati è garantita da funzionalità di profilatura e data restriction, che controllano l’accesso ai dati in base al ruolo dell’utente e altri criteri, come ad esempio la tipologia di materiale acquistato; questo è un aspetto fondamentale per controllare l’acquisto e l’utilizzo dei materiali, in particolare nel caso di materiali pericolosi o ad alto impatto sull’ambiente.

Un punto chiave è la possibilità di analizzare lo storico dei dati per produrre report e KPI, al fine di evidenziare gli aspetti da migliorare e le performance di buyer e fornitori; in questo modo è possibile introdurre modelli e sistemi di valutazione della sostenibilità dei materiali acquistati e dei fornitori e monitorare la gestione e il risparmio nell’utilizzo di risorse chiave (acqua, energia, ecc.), per poi definire e implementare piani d’azione e di miglioramento.

L’integrazione con altri sistemi è supportata da un Integration Framework che consente di sincronizzare i dati con altri sistemi tramite tecnologie standard (file CSV e XML, REST call, Web Services, ecc.); questo consente ad esempio di mantenere la centrale acquisti e la gestione operativa dei materiali nell’ambito EAM e la gestione finanziaria su sistemi dedicati alla contabilità; l’integrazione può servire inoltre a effettuare l’aggiornamento automatico dei dati anagrafici di supporto alla Supply Chain, come ad esempio gli articoli di magazzino e i fornitori.

L’EAM costituisce dunque un valido strumento per supportare una gestione del ciclo passivo efficiente e sostenibile, in particolare per quanto riguarda questi aspetti:

• garantire la conformità della supply chain con le regole aziendali, selezionando i fornitori e i materiali compatibili con gli standard di sostenibilità;
• velocizzare i processi, ridurre i tempi di approvvigionamento e minimizzare gli sprechi;
• tracciare l’utilizzo dei materiali durante tutto il ciclo di utilizzo;
• analizzare i dati storici per individuare criteri e modalità di introduzione di criteri ambientali nelle politiche di acquisto delle aziende.